Produktspezifikationen für den Handel mit KI ausfüllen

Bevor ein neuer Artikel ins Regal kommt, will der Handel die Produktspezifikation sehen. Jeder Händler fragt über sein eigenes Spezifikationsportal oder Formular ab, was im Produkt steckt: Zutaten, Allergene, Nährwerte, Herkunft, Haltbarkeit, Verpackung und Logistikdaten. Dazu kommen die Stammdaten, die über GS1 und den Datenpool an den Handel gehen.

In vielen Unternehmen landet diese Arbeit bei der Qualitätssicherung, oft zusätzlich zum Tagesgeschäft. Die Daten sind vorhanden, aber verteilt: in der Rezeptur, in den Rohstoffspezifikationen der Lieferanten, in der Etikettenfreigabe und in der letzten Spezifikation für einen anderen Kunden. Wer sie jedes Mal neu zusammensucht, verliert Zeit und riskiert, dass sich Fehler einschleichen.

• 14Hauptallergene müssen nach der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) gekennzeichnet werden.Quelle: BMLEH, 2025 (öffnet in neuem Tab)
• 7Pflichtangaben gehören in die Nährwertdeklaration, die sogenannten „Big 7“.Quelle: BMLEH, 2025 (öffnet in neuem Tab)
• 323Rückrufe wurden 2025 auf dem Portal lebensmittelwarnung.de veröffentlicht.Quelle: BVL, 2026 (öffnet in neuem Tab)

Warum Spezifikationen so viel Zeit kosten

Das Problem ist selten eine einzelne schwierige Frage, sondern die Menge und die Wiederholung. Jeder Händler hat sein eigenes Portal mit eigener Struktur. Dieselbe Information wird mal als Freitext, mal als Auswahlfeld, mal je 100 Gramm und mal je Portion abgefragt. Hinzu kommen die GS1-Stammdaten, die seit dem 20. Mai 2023 im deutschen Zielmarkt über das Data Quality Gate geprüft werden. Und jede Änderung, etwa ein neuer Lieferant oder eine angepasste Rezeptur, löst die Arbeit bei jedem Kunden erneut aus.

Wo Widersprüche entstehen

Widersprüche entstehen selten aus Nachlässigkeit, sondern weil dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt wird. Ein typisches Beispiel: Im Zutatenverzeichnis ist Senf hervorgehoben, im Portal ist das Feld „enthält Senf“ nicht gesetzt. Ähnlich geht es mit gerundeten Nährwerten auf dem Etikett und ungerundeten in der Spezifikation oder mit einer Rohstoffspezifikation, die der Lieferant aktualisiert hat. Heikel wird es, wenn der Handel die Angaben weiterverwendet. Laut BVL gehörten Allergene 2025 zu den Gründen, aus denen Lebensmittel zurückgerufen wurden.

Wie KI beim Ausfüllen und Gegenprüfen hilft

In der KI Zentrale liegen Rezepturen, Rohstoffspezifikationen, Etikettenfreigaben, Nährwertberechnungen und bereits ausgefüllte Spezifikationen an einem Ort. Fragt ein Portal nach Allergenen oder Zutaten, erstellt die KI einen Entwurf im passenden Format und nennt zu jeder Angabe das Dokument, aus dem sie stammt. Mindestens so wertvoll ist das Gegenprüfen: Die KI vergleicht die Dokumente eines Artikels und listet Abweichungen mit Fundstelle auf. Voraussetzung ist, dass klar ist, welches Dokument für welche Angabe maßgeblich ist. Rechnen sollte die KI nicht, Nährwerte kommen aus Ihrer Berechnung oder Laboranalyse.

Die Freigabe bleibt bei der QS

KI macht Fehler, auch wenn sie ihre Quellen nennt. Sie kann ein Dokument übersehen, eine Tabelle falsch lesen oder eine veraltete Fassung heranziehen. Deshalb erstellt die KI Entwürfe und Prüflisten, freigeben darf nur die Qualitätssicherung. Für die Richtigkeit der Angaben steht Ihr Unternehmen ein, nicht die Software. Weil Rezepturen zu den sensibelsten Daten eines Herstellers gehören, sehen über Rollen und Rechte nur berechtigte Kolleg:innen das Projekt, und die KI Zentrale wird in Deutschland gehostet.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Wie Ihre Rezepturen, Etiketten und Stammdaten heute gepflegt werden, welche Handelsportale Sie bedienen und wie oft sich Artikel ändern, ist in jedem Betrieb anders. Ob und wie sich ein fester Ablauf mit KI lohnt, lässt sich in einem Artikel nicht seriös beantworten.

Das klären wir im KI-Readiness-Check. In einem persönlichen Video-Call gehen wir mit Ihnen Ihre Dokumente und Abläufe durch. Anschließend erhalten Sie Ihren Readiness-Score, einen schriftlichen Report und einen Kostenrahmen. Der Check ist kostenlos und unverbindlich.