Dashboards statt Monatsbericht: Kennzahlen live im Team

Der klassische Monatsbericht hat ein Problem: Er ist am fünften Werktag fertig und beschreibt einen Monat, der vorbei ist. Wer Entscheidungen trifft, braucht die Zahlen heute und nicht nachträglich. Läuft die Aktion im Handel wie geplant? Reicht der Bestand für die nächsten zwei Wochen? Welcher Kunde zahlt seit sechzig Tagen nicht?

Die Daten dafür sind bei den meisten Herstellern längst vorhanden. Sie liegen nur verteilt, und die Auswertung passiert von Hand.

• 44 %der Unternehmen in Bayern mit mindestens zehn Beschäftigten setzen ein ERP-System ein. Die Daten entstehen also digital.Quelle: Bayerisches Landesamt für Statistik, 2026 (öffnet in neuem Tab)
• 14 %derselben Unternehmen nutzen spezielle Analysesoftware (Business Intelligence), um diese Daten auch auszuwerten.Quelle: Bayerisches Landesamt für Statistik, 2026 (öffnet in neuem Tab)
• 12,9 Mio. $kostet schlechte Datenqualität Unternehmen im Schnitt pro Jahr. Befragt wurden vor allem größere Organisationen.Quelle: Gartner, 2020 (öffnet in neuem Tab)

Das Problem mit dem fünften Werktag

Ein typischer Monatsbericht entsteht so: Jemand exportiert Umsätze aus dem ERP, offene Posten aus der Buchhaltung und Abverkaufsdaten aus den Portalen der Händler, kopiert alles in eine Excel-Datei mit vielen Reitern und schickt am Ende ein PDF herum. Das kostet jeden Monat Stunden, ist fehleranfällig und hängt oft an genau einer Person. Ist sie im Urlaub, gibt es keinen Bericht.

Dazu kommt: Jede Kopie ist eine Momentaufnahme. Sobald jemand im ERP eine Gutschrift bucht, stimmt die Excel-Datei nicht mehr. Wer dann in der Besprechung mit einer anderen Zahl kommt, diskutiert über Zahlen statt über Entscheidungen.

Die Zahlen dort abholen, wo sie entstehen

Ein Dashboard, also eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen auf einem Bildschirm, liest Umsatz, offene Posten, Lagerbestand und Linienauslastung direkt aus den Systemen, in denen sie entstehen: ERP, Buchhaltung, Produktionsdaten, Handelsportale und, wo es nicht anders geht, auch aus gepflegten Tabellen. Keine Exporte, keine Fehler beim Abtippen oder Kopieren, kein Excel, das nur eine Person versteht.

Die Daten werden automatisch aktualisiert, je nach Quelle stündlich oder täglich. Wer morgens das Dashboard öffnet, sieht den Stand von heute früh, nicht den von Ende letzten Monats.

Wie das im Alltag aussieht: Die Vertriebsleitung öffnet um halb acht das Dashboard und sieht, dass der Absatz einer Aktionsware bei einem Händler seit Montag deutlich unter Plan liegt. Ein Klick zeigt, dass zwei Zentrallager weniger bestellt haben als in der Vorwoche. Noch vor der Morgenrunde ist die zuständige Kundenbetreuung für den Handel (Key Account) informiert und klärt mit dem Händler, ob die Platzierung stimmt. Mit dem Monatsbericht wäre das in vier Wochen aufgefallen, wenn die Aktion längst vorbei ist.

Weniger Kennzahlen, mehr Wirkung

Wichtiger als die Technik ist die Auswahl. Fünf Kennzahlen, die jeder im Team versteht, schlagen fünfzig, die niemand anschaut. Wir starten deshalb mit einer einfachen Frage: Welche drei Zahlen würden Sie jeden Morgen sehen wollen? Bei Lebensmittelherstellern landen wir oft bei diesen:

• Auftragseingang und Umsatz im Vergleich zum Vorjahr, je Kunde und Warengruppe.
• Servicegrad beziehungsweise Liefertreue gegenüber dem Handel.
• Lagerreichweite, mit einem Hinweis auf Chargen, deren Mindesthaltbarkeit knapp wird.
• Offene Posten, die älter als dreißig Tage sind, und strittige Abzüge.
• Abweichung zwischen Absatzplanung und tatsächlichem Absatz.

Jede Kennzahl bekommt ein Ziel oder einen Schwellenwert. Eine Zahl ohne Bezugspunkt ist nur eine Zahl. Eine Zahl, die rot wird, wenn sie unter den Zielwert fällt, ist ein Anlass zu handeln.

Eine Zahl, eine Definition

Die häufigste Stolperfalle ist nicht technisch, sondern sprachlich. Ist „Umsatz“ brutto oder netto? Vor oder nach Werbekostenzuschüssen, Boni und Abzügen des Handels? Zählt eine Gutschrift in den Monat der Rechnung oder in den Monat der Buchung? Wenn Vertrieb und Buchhaltung das unterschiedlich beantworten, zeigt auch das beste Dashboard zwei Wahrheiten.

Deshalb legen wir jede Kennzahl vor dem Bau gemeinsam fest und schreiben die Definition direkt ins Dashboard. Wer mit der Maus über eine Kachel fährt, sieht, wie die Zahl berechnet wird. Das klingt nach Kleinigkeit, beendet aber viele Diskussionen, bevor sie beginnen.

Freigaben pro Team

Freigaben pro Team sorgen dafür, dass die Geschäftsführung andere Kacheln sieht als der Vertrieb oder die Produktion. Der Außendienst sieht seine Kunden, die Produktion ihre Linien und Ausschussquoten, die Geschäftsführung das Gesamtbild. Jede Person sieht, was sie für ihre Arbeit braucht, und nichts, was sie nicht sehen soll.

Drei Einwände, die wir oft hören

• „Unsere Daten sind zu chaotisch.“ Das sind sie fast überall. Ein Dashboard ist oft der schnellste Weg, genau das zu ändern, weil Fehler plötzlich sichtbar werden.
• „Unser ERP hat doch Auswertungen.“ Stimmt, aber meist nur für die Daten im ERP. Die Verbindung mit Buchhaltung, Produktion oder den Abverkaufsdaten der Händler fehlt, und genau dort entstehen die interessanten Fragen.
• „Wir haben doch Excel.“ Excel ist ein großartiges Werkzeug zum Rechnen, aber ein schlechtes zum Teilen. Sobald mehrere Leute mit derselben Datei arbeiten, gibt es mehrere Wahrheiten.

So läuft ein Dashboard-Projekt ab

• Workshop: Welche Entscheidungen sollen mit dem Dashboard besser werden, und welche Zahlen braucht es dafür?
• Datenquellen prüfen: Wo liegt jede Zahl heute, wie sauber ist sie, und wer pflegt sie?
• Erste Version mit drei bis fünf Kennzahlen, gebaut auf echten Daten und nicht auf Beispielwerten.
• Zwei Wochen Praxistest im Team, danach Kennzahlen schärfen, ergänzen oder streichen.
• Ausbau auf weitere Teams, jeweils mit eigenen Freigaben.

Oft zeigt sich im zweiten Schritt, dass die Datenqualität das eigentliche Thema ist. Doppelte Kundennummern, Artikel ohne Warengruppe, Artikelnummern, die im ERP und im Handelsportal nicht zusammenpassen. Das ist kein Rückschlag, sondern ein Gewinn: Ein Dashboard macht solche Fehler sichtbar, die in einer Excel-Datei jahrelang unbemerkt bleiben.

Woran Sie merken, dass es funktioniert

Der beste Hinweis ist unspektakulär: Niemand fragt mehr nach dem Monatsbericht. In Besprechungen öffnet jemand das Dashboard, alle schauen auf dieselbe Zahl, und die Diskussion dreht sich um die Frage, was jetzt zu tun ist. Wenn das nach ein paar Wochen Alltag ist, hat sich das Projekt gelohnt.